Jitsi Meet - datenschutzkonformes Videokonferenzsystem des Medienzentrum Calw

Schulen im Landkreis Calw können ab sofort über das auf einem deutschen Server gehostete Open Source Konferenztool Jitsi rechtssicher kommunizieren.

Nach einigen Wochen Erfahrung mit unterschiedlichen Tools und ausgiebigen Tests und Vergleichen  haben wir uns entschlossen, für Schulen im Kreis eigene Server (mittlerweile 12 Server, Stand 18. Mai 2020) aufzusetzen und damit den Zweifeln an der Rechtssicherheit von Werkzeugen wie Skype, Zoom, Teams usw. wirkungsvoll zu begegnen. Über die Seite jitsi.mzcalw.inweb.de erreichen Sie diese neue Plattform. Allerdings muss betont werden, dass unsere Plattform einige Anforderungen bezüglich der Benutzung eines Browsers stellt. Für die Nutzung ist ausschließlich der Browser google Chrome oder eine App nötig.

LehrerInnenzugang beantragen

Lehrerinnen und Lehrer können sich per E-Mail an leitung@kmz-cw.de unter Angabe von Name und Schule bei uns melden. Am einfachsten meldet sich dafür eine verantwortliche Person (NetzwerkbetreuerIn, MultimediaberaterIn, Schulleitung) pro Schule, welche auch unsere Bedienungshinweise weitergeben kann. Sie erhalten dann zeitnah eine E-Mail mit dem persönlichen Nutzernamen und Passwort zur Organisation eines Meetings.

Schülerinnen und Schüler sowie andere Konferenzteilnehmer benötigen keine Registrierung, es muss ihnen lediglich der Name des Meetingraumes bekannt sein - oder sie bekommen eine Einladung durch die Lehrerin / den Lehrer.

1. Infos zur Nutzung von Jitsi Meet als Organisator...

... öffnen sie bitte HIER über das Plus "+"

Um Jitsi Meet auf unserem Server nutzen zu können, benötigen Sie Zugangsdaten.

  • Unbedingt den Browser Google Chrome verwenden! Firefox und andere können das gesamte Meeting für alle Teilnehmer blockieren. 

  • Unter jitsi.mzcalw.inweb.de erreichen Sie den Jitsi-Server

    • Dieser Server muss auch in der App (Hinweise zur App siehe unten) eingetragen werden, da Sie sonst automatisch auf einem öffentlichen Server landen: 

  • Legen Sie einen Namen für Ihren Meeting-Raum fest und treten Sie ein.

    • dabei etwas kreativ sein, denn "5a" gibt es sicher schon. zB schulelehrerraumname0815

    • Der Name darf keine Sonderzeichen, Umlaute oder ß enthalten

  • Bestätigen Sie, dass Sie der Organisator sind.

  • Jetzt werden Sie nach Anmeldename und Passwort gefragt.

Vom KMZ oder der verantwortlichen Person Ihrer Schule haben Sie die Daten erhalten:

  • Anmeldename:  z.B. lehrer_xxx 

  • 8-stelliges Benutzerpasswort: xxxxxxxx

Bitte beachten Sie, dass ein ausreichender Datenschutz nur gewährleistet ist, wenn Sie für den Zutritt zum Raum ein Passwort vergeben (im Browser unten rechts, in der App ebenfalls unten rechts: 3 Punkte – Weitere Optionen – Meeting Passwort einfügen).

Alle Besucher Ihres Meetingrooms, gleichgültig ob Kollegen, Schüler oder Eltern, benötigen nun lediglich den Raumnamen bzw. denLink:

Jitsi.mzcalw.inweb.de/lehrerschuleraumname0815

Und das von Ihnen festgelegte Meetingpasswort.

Hier gibt es ein kurzes Einführungsvideo des Kollegen Stehle aus Künzelsau. 7 Minuten, in denen die wichtigsten Funktionen und Einstellungen (Jitsi im Chrome-Browser) erklärt werden.

Im Handbuch auf der rechten Seite finden Sie noch mehr Tipps und Tricks...

2. Infos zur Nutzung von Jitsi Meet als Teilnehmer...

... öffnen sie bitte HIER über das Plus "+"

Bevor Sie an einem Jitsi Meeting teilnehmen, sollten Sie folgende Dinge beachten:

Teilnahme mit einem Smartphone oder einem Tablet:
•    Laden Sie sich im Vorfeld des Meetings die App „Digitales Klassenzimmer“ im Playstore (Android) oder im Appstore (iOS) herunter.
Teilnahme mit einem Notebook oder einem PC:
•    Damit man Sie sehen kann, benötigen Sie eine Webcam.
•    Um andere Teilnehmer hören zu können ist ein Lautsprecher notwendig, damit man Sie hören kann, benötigen Sie ein angeschlossenes Mikrofon.
•    Bitte nutzen Sie ausschließlich den Google Chrome Browser. Mit anderen Browsern funktioniert Jitsi nicht zufriedenstellend oder gar nicht! Hier können Sie Google Chrome herunterladen: https://www.google.de/chrome/

Sie erhalten vom Organisator des Meetings Ihrer Schule eine Einladung mit dem Link zum Meeting. Meistens wird auch gleich das notwendige Passwort mitgeschickt.

Öffnen des Links am Smartphone oder Tablet:
•    Drücken Sie auf den Link in ihrer Mail.
•    Drücken Sie nun auf „In der App fortfahren“.
Sie werden nun in den entsprechenden Raum verbunden.

Wenn lediglich per Name und ohne Link eigeladen wird, den Lehrer oder die Lehrerin bitten den ganzen Link zu verschicken. Ansonsten müsste man in den Einstellungen den URL-Server https://jitsi.mzcalw.inweb.de

Öffnen des Links am Notebook oder PC:
•    Kopieren Sie den Link aus Ihrer Mail (rechte Maustaste – kopieren)
•    Öffnen Sie den Google Chrome Browser
•    Fügen Sie den Link in die Adresszeile des Google Chrome Browsers ein
•    Melden Sie sich am Raum an

Dies ist deshalb nötig, da auf Ihrem Computer evtl. ein anderer Browser als Standardbrowser eingestellt ist. Der Link öffnet sich dann automatisch im falschen Browser.

Wenden Sie sich bei technischen und organisatorischen Fragen immer an den Ansprechpartner Ihrer Schule.

3. FAQ  - Probleme - Fragen - Antworten... (wird ständig erweitert)

Welchen Browser soll ich nutzen?

Eine 100%ige Kompatibilität ist nur mit Chrome gewährleistet – andere Browser können sowohl bei Referent als auch Teilnehmenden zu Problemen führen. Deshalb empfehlen wir dringend, den Browser Chrome zu nutzen.

Chrome können Sie hier herunterladen: Download für Windows PC/ MacOS

Werden meine Räume nach der Nutzung gelöscht? Was muss ich beim Anlegen der Räume beachten?

Nein, die Räume sind durch verlassen des Meetings immer noch offen, d.h. jeder der einen Zugang zu Ihren Meeting  erhalten hat kann sich in diesem Raum wieder treffen.
Allerdings starten unseren Server nachts um 4.00 Uhr standardmäßig neu. Alle Räume sind dann ab diesem Zeitpunkt wieder leer und können nicht mehr betreten werden, solange Sie diesen nicht wieder als Organisator reaktivieren - also mit Ihren Zugangsdaten anmelden.

Video- und Audiofunktion lassen sich nicht einschalten

Im Schulnetzwerk werden, durch die Firewall, häufig die Ports TCP-443 (HTTPS) und UDP-10000 (Video Stream) blockiert. Sollten Sie Video- oder Audiokonferenzen z.B. aus dem Rektorat durchführen wollen, vergewissern Sie sich bitte bei  Ihrem Dienstleister oder Netzwerkbetreuer, dass diese Ports zur Verfügung stehen.

Warum erscheinen Teilnehmer manchmal doppelt in der Konferenz?

Schließt man die App ohne Beenden oder schließt den Browser ohne sich abzumelden und nimmt dann wieder am Meeting teil, erscheint man doppelt. Dies ist Softwarebedingt so und wird evtl. durch ein Update zeitnah behoben.
Wir starten unseren Server nachts um 4.00 Uhr standardmäßig neu. Alle Räume sind dann am nächsten Tag wieder leer.

Warum muss ich mich jeden Tag mit meinen Zugangsdaten neu anmelden?

Bisher reichte die einmalige Erstellung eines Meetingraumes und dieser war dann immer offen. Dies hatte aber auch einige Nachteile, wie "Geister" - also Teilnehmer die nicht mehr online sind - oder eben die Möglichkeit dass jeder diesen Raum am nächsten Tag weiter nutzen konnte. Seit dem 16.05.2020 starten unsere Server jeden Tag um 4:00 Uhr neu. Dies hat zur Folge, dass alle Meetings gelöscht werden und jeden Tag neu erstellt werden müssen. 

Ihre alten Meetings bleiben allerdings im Browserverlauf so lange stehen, bis sie den Cache Ihres Browsers löschen. Sie können diese also imm wieder mit Anmeldung neu nutzen.

Wie verwende ich Jitsi Meet über ein Tablet oder Smartphone?
  1. Es gibt kostenlose Apps für iOS und Android. Als Teilnehmer erhalten Sie eine Einladung mit einem Link zur Videokonferenz und einem Passwort.
  2. Starten Sie die Jitsi-App direkt auf ihrem mobilen Gerät (ohne Einladungslink), verwendet Jitsi einen beliebigen Server für Ihre Konferenz. Da diese verwendeten Server häufig im Ausland liegen, wird aus datenschutzrechtlichen Gründen dringend davon abgeraten, eine Konferenz durch direkten Start der App zu eröffnen. Geben Sie vor dem Start der App in den URL-Einstellungen Ihres Mobilen Gerätes die URL: https://jitsi.mzcalw.inweb.de/ ein. Ab dann verwendet die Jitsi-App ausschließlich den Server des KMZ Calw für neue Räume.
Einige meiner SuS sind in "meinem Raum" - ich kann diese aber nicht sehen.

Ihre SuS sind nicht im gleichen Raum, sie sind in einem Raum der den gleichen Namen hat! Dies passiert, wenn man nicht auf unserem Server ist. Bei der App kann dies relativ leicht passieren, da in der App  standardmäßig nicht unser Server hinterlegt ist. Dieser muss in den Einstellungen hinterlegt sein. Im Handbuch finden Sie hinweise wie dies geändert werden kann.

Die Medienzentren in Baden-Württemberg lassen aktuell die App “MedienzentrenBWKlassenraum” mit Unterstützung des Kultusministeriums entwickeln. Sie wird die Verbindung mit unserem Jitsi-Server stark vereinfachen und noch datenschutzfreundlicher sein als die Original Jitsi-Meet App.

Ich erhalte eine Fehlermeldung, wenn ich einen Raum erstelle / erhalte keinen Zugriff auf meinen Raum.
  1. Bitte vergewissern Sie sich, dass sie den richtigen Browser verwenden. Eine 100%ige Kompatibilität ist nur mit Chrome gewährleistet – andere Browser können sowohl bei Referent als auch Teilnehmenden zu Problemen führen. Deshalb empfehlen wir dringend, den Browser Chrome zu nutzen. Auch die neuste Version des Browsers „Firefox“ lässt sich verwenden. Chrome können Sie hier herunterladen: Download für Windows PC/ MacOS
  2. Wenn Sie dem Meeting einen Namen geben, dürfen Sie keine Sonderzeichen oder Leerzeichen verwenden. Nutzen Sie nur Groß-, Kleinbuchstaben und Zahlen.
Kann der Organisator die Zugangsdaten an andere Lehrkräfte weitergeben?

Insofern weitere Lehrkräfte eigene Konferenzräume erstellen möchten und durch den Organisator vorab eine Schulung an die Lehrkräfte erfolgte, können die Zugangsdaten zur Raumerstellung an weitere Lehrkräfte weitergegeben werden.

Muss ich als Organisator für die gesamte Länge der Konferenz im Raum anwesend sein?

Der Organisator muss nur zu Beginn der Konferenz im Raum anwesend sein. Sobald mehrere Teilnehmer den Raum betreten haben, kann der Organisator den Raum verlassen. Die Konferenz wird beendet und der Raum geschlossen, sobald der letzte Teilnehmer den Raum verlässt.

Wenn ich mich mit einem anderen Computer bei Jitsi anmelde sind meine zuvor erstellten Räume weg

Jitsi speichert Ihre Räume im Zwischenspeicher des Webbrowsers oder in der App. Wenn Sie nun mit einem anderen Gerät auf den Server zugreifen, werden Ihnen die zuvor erstellten Räume erst angezeigt, wenn sie die Namen dieser Räume in das Suchfeld eingeben.

Warum ist das Passwort das ich für einen Raum vergeben hatte, plötzlich weg?

Die Passwörter der Konferenz-Räume werden nach Verlassen des letzten Teilnehmers zurückgesetzt. Kurz vor Konferenzbeginn muss ein Passwort erneut gesetzt werden.

Kann man eine Konferenz vordatieren also schon erstellen und Einladungen verteilen aber noch nicht gleich beginnen?

Ja das funktioniert. Bereiten Sie wie oben beschrieben einen Raum vor. Wenn Sie kurz vor Konferenzbeginn vom gleichen Gerät im gleichen Browser wieder auf unseren Jitsiserver gehen, erhalten Sie den bereits erstellten Raum als Vorschlag und können diesem beitreten. Teilnehmerinnen können den Raum erst betreten, wenn Sie als Organisator angemeldet sind.

Wie versende ich die Einladungen zu meiner Konferenz?

Unten links, unter „i“, können Sie den Link zum Konferenzraum abrufen und kopieren. Diesen können Sie dann entsprechend mit den gewünschten Teilnehmern kommunizieren.

Gibt es auch eine App?

Es gibt kostenlose Apps für iOS und Android.

Wenn Sie die App als Moderator nutzen wollen, hinterlegen Sie in der App unter “Einstellungen“–>”Server-URL” unseren Server: https://jitsi.mzcalw.inweb.de

Wir empfehlen als Organisator die Nutzung eines Laptops mit google Chrome

Wie viele Teilnehmer können gleichzeitig an einer Konferenz teilnehmen?

Eine Videokonferenz von 15 bis 25 Teilnehmern ist ohne Probleme möglich. Ab einer Teilnehmerzahl von 25 Personen sollten die Teilnehmer jedoch die Video- und Audiofunktion ausschalten um eine reibungslose Übertragung zu ermöglichen. Auch ist es möglich, dass Teilnehmer, die mit dem falschen Browser oder einer schlechten Internetverbindung an der Konferenz teilnehmen, die Übertragung stören könnten. Der Organisator kann in den Einstellungen veranlassen, dass beim Betreten des Raumes die Audiofunktion aller Teilnehmer ausgeschalten ist.
Wir empfehlen den Einsatz von Jitsi in kleineren Gruppen (Fachschaften, Lerngruppen, Organisationsteams). Hier können alle Teilnehmer sich gegenseitig sehen. Größere Gesamtlehrerkonferenzen können nur unter Berücksichtigung der oben genannten Punkte über Jitsi gehalten werden.
Wir haben die Auslastung unserer Server nach großen Konferenzen überprüft. Hier war noch genügend Kapazität vorhanden. Das Problem liegt hier zum einen an der Anbindung der einzelnen Teilnehmer und deren Browser (falscher Browser etc…) und an der Architektur der Serversoftware. Jitsi ist kein Zoom und kann/will dieses nicht ersetzen. Der Datenschutz erlaubt uns im Moment keine sinnvolle andere Alternative.

Wie sicher ist Jisti Meet?

Unser Jitsi Meet-Server ist in einem deutschen Rechenzentrum gehostet und arbeitet datenschutzkonform

Statisik zu Jitsi

18.05.2020

701 users joined conference in 81 rooms; Serverauslastung: niedrig

15.05.2020

1111 users joined conference in 91 rooms; Serverauslastung: durchschnittlich

14.05.2020

975 users joined conference in 99 rooms; Serverauslastung: niedrig - durchschnittlich

13.05.2020

985 users joined conference in 55 rooms; Serverauslastung: niedrig - durchschnittlich

12.05.2020

2832 users joined conference in 123 rooms; Serverauslastung: Ausfall zwischen 8:00 und 18:00 Uhr

11.05.2020

3003 users joined conference in 124 rooms; Serverauslastung: Kritisch

Handbuch Jitsi Meet

Für Grundschulen und jüngere SchülerInnen

Für Grundschulen und jüngere Schüler empfehlen wir diese beiden sehr anschaulichen Videos der Hopp-Foundation:

Bitte unbedingt beachten!

Da jeder Server irgendwann an seine Last- und Bandbreitengrenzen stößt, bitten wir Sie zu bedenken:

  • Hält sich jeder Teilnehmer an unserer Vorgaben -Chrome / App? Nichteinhaltung hat eine gestörte Konferenz zur Folge!
  • Vormittags ist auf der Datenautobahn Rushhour, es kommt zum (Daten)Stau und die Übertragung kommt ins stocken. Überlegen Sie ob nicht alternative Uhrzeiten möglich sind.
  • Die Hälfte der Klasse macht weniger Probleme und lässt sich besser handhaben als die Ganze. Kann die Gruppe eventuell geteilt werden?
  • Braucht jeder Schüler Video- und Audioverbindung?
    • Sie können alle stummschalten und nur nach „Handzeichen“ aufrufen. Spart Bandbreite und Nerven!
    • Schüler / Teilnehmer bitte, ihre Kamera auszuschalten, wenn sie gerade keinen Beitrag leisten. Datensparsamkeit!
  • Die Verbindung über Kabel ist deutlich stabiler als die über WLAN. Weitere Mobilgräte im Haus können stören!
  • Eventuelle weitere Nutzer der Internetleitung für die Dauer des Meetings offline setzen.
  • Da Mobilfunkverbindungen derzeit sehr störanfällig sind, sollten auch diese vermieden werden.

Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne telefonisch und über E-mail zur Verfügung. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang  auch unsere Hinweise zur  Anwesenheit auf der Startseite!

Tel: 07051 / 965 200

eMail:  leitung@kmz-cw.de

Jitsi Meet - Videokonferenzsystem

Kreismedienzentrum Calw

Oberriedter Straße 10
75365 Calw / Wimberg

07051 965 220
07051 965 230

Sie finden uns in den Räumlichkeiten des Berufsschulzentrums Calw. Das Medienzentrum ist eine Außenstelle des Landratsamtes Calw.

 

Öffnungszeiten

Montag: 8:00 bis 15:30 Uhr
Dienstag: 8:00 bis 15:30 Uhr
Mittwoch: 8:00 bis 11:00 Uhr
Donnerstag: 8:00 bis 15:30 Uhr
Freitag: 8:00 bis 11:00 Uhr

In den Ferien...

...ist das Medienzentrum Calw geschlossen. Geräterückgaben und Abholungen sind nach vorheriger Absprache dennoch möglich.

Aktuelle Informationen

03.02.2020 Der MEP kann ab sofort alternativ ohne mep-bw.de über eine Dokumentenvorlage erstellt werden. Nähere Informationen erhalten Sie bei unseren Beratern  im Medienzentrum.

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